Zentrale Verwaltung im Diakonieverbund Schweicheln e.V.

Das Team der Zentralen Verwaltung kümmert sich um die administrative und betriebswirtschaftliche Abwicklung und Unterstützung aller Unternehmensprozesse in den Einrichtungen und Gesellschaften des Diakonieverbunds. Die fachlich versierten und sozial kompetenten Mitarbeitenden werden bei ihren Tätigkeiten durch die aktuellsten fachspezifischen Softwarelösungen unterstützt.

Im Bereich Rechnungswesen werden sämtliche Eingangs- und Ausgangsrechnungen gebucht und abgewickelt. So werden im Jahr 2020 insgesamt etwa 280.000 Geschäftsvorfälle – also mehr als 1.100 pro Arbeitstag - gebucht. Die Erstellung des Jahresplanes und des Jahresabschlusses sowie die Steuerung der Finanzen gehören ebenfalls zu den Aufgaben des Bereichs.

Der Controllingbereich erstellt monatlich ein umfassendes und aussagekräftiges Berichtswesen sowie Sonderanalysen für die über 500 Kostenstellen des Diakonieverbunds. Zudem gehören die Erstellung des Jahresbudgets sowie die Steuerung der Finanzen zu den Aufgaben des Bereichs.

Die Mitarbeitenden im Bereich Personalmanagement erstellen bzw. prüfen sämtliche arbeitsvertraglichen Unterlagen für die Mitarbeitenden des Diakonieverbunds und seiner Gesellschaften. Außerdem werden hier alle Personalabrechnungen erstellt, wobei im Jahr 2020 rund 26.000 Personalabrechnungsfälle für die über 2.000 Beschäftigten der abzurechnenden Einrichtungen und Gesellschaften erstellt werden. Darüber hinaus ist der Bereich Personalmanagement Ansprechpartner für alle Belange des Personalwesens. Die Aufgaben im Bereich Personalbeschaffung sowie Personalentwicklung haben im gesamten Diakonieverbund eine hohe Bedeutung und werden somit im Bereich Personalmanagement zunehmend im Fokus des Handelns stehen, denn schließlich sind die Mitarbeitenden das wertvollste Kapital unseres Unternehmens.

Im Bereich Leistungsabrechnung erfolgt die Abrechnung aller erbrachten Leistungen. Hier werden im Jahr 2020 insgesamt rund 36.000 Rechnungen an Kostenträger und 8.000 Abrechnungen an Gruppen erstellt. Die Verbuchung der Zahlungen, die Klärung der Offenen Posten mit den Kostenträgern gehört ebenso zur täglichen Arbeit wie die zeitnahe Bearbeitung des Mahnwesens. Außerdem erstellen die Mitarbeitenden der Leistungsabrechnung verschiedene monatliche Statistiken und Einzelauswertungen.

Die ständige Verfügbarkeit der Software-Programme zu gewährleisten ist eine wesentliche Aufgabe der IT-Abteilung. Darüber hinaus beraten die Mitarbeitenden der IT-Abteilung bei der Auswahl von neuer Hard- und Software. Die IT-Landschaft entwickelt sich im Diakonieverbund stetig weiter und wird kontinuierlich optimiert. Die Themen Datenschutz und Datensicherheit sind dabei zentrale Themen, für die sich der Diakonieverbund von einem  externen Unternehmen beraten lässt.

Zum Erhalt und Ausbau der Qualität werden den Mitarbeitenden der Zentralen Verwaltung diverse Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen angeboten.  

Die funktionierende Zusammenarbeit zwischen der Zentralen Verwaltung und den Verwaltungen an den Standorten Schweicheln, Bochum, Steinfurt, Berlin Charlottenburg, Berlin Marzahn-Hellersdorf und Geltow ist seit Jahren ein wesentlicher Faktor für eine erfolgreiche Arbeit aller Beteiligten. Durch gemeinsame Arbeitstreffen gelingt es, bestehende Abläufe zu verbessern und sich über aktuelle Problemstellungen auszutauschen und gemeinsame Lösungen zu erarbeiten.